4.2. Создание задачи

Задачи может добавлять только сам пользователь, его непосредственный руководитель или клиент. Клиенты назначаются в окне информации про объект управления при наличии соответствующих прав доступа. При соблюдении этих условий задачу можно добавить следующими способами:

1. Через выпадающее меню объекта управления в окне организационной структуры;
2. Из библиотеке задач (при условии, что задачи уже были добавлены в нее/созданы в ней);
3. Через меню по нажатии правой кнопкой мышки на задаче или показателе TASK;
4. Нажатием на значок “+”, расположенный после названия показателя TASK в матрице показателей.

При добавлении задачи в форме указываются основные ее параметры: название, приоритет, трудоемкость, начальный статус, сроки выполнения, подробное описание, критерий оценки.

Приоритет задачи показывает насколько важным и срочным является ее выполнение. Значение приоритета выбирается из интервала от 1 - наивысший, до 10 - минимальный.

Трудоемкость или план задачи указывается в часах и представляет из себя значение плана задачи - количество времени, которое потребуется на ее выполнение. Ограничение трудоёмкости факта задачи отсутствует. Трудоемкость может быть изменена в процессе выполнения задачи либо непосредственно при ее проверке, поэтому в случае неопределенности данного параметра можно выбрать опцию “Трудоемкость не определена”. Максимальное значение плана задачи - 999 часов 55 минут.

Статус - начальный статус, с которым задача будет добавлена в матрицу. Подчиненный может создать себе задачу только со статусом “Не утверждена”, руководитель может создать задачу со статусами “Не утверждена” или “Утверждена”, если он утверждает задачу к выполнению.

Выполнение - период, за который задача должна быть выполнена исполнителем, за этот же временной промежуток она будет видна в его матрице. По умолчанию период выполнения соответствует текущему периоду просмотра системы, при необходимости его можно изменить, нажав на выведенное текстовое значение и указав начальную и конечную даты. Если после осуществления редактирования дата начала выполнения задачи (“с”) позже даты окончания выполнения задачи (“по”), то программа не даст сохранить редактируемую дату пока она не будет откорректирована соответствующим образом.

Поле Подробное описание содержит в себе описание задачи, ее цель и назначение.

Поле Критерий оценки содержит условия при выполнении которых задача будет считаться выполненной.

При помощи ссылок можно прикрепить дополнительные данные, необходимые для выполнения задачи. Это могут быть ссылки, файлы, текстовые поля с необходимой информацией, например, номером телефона и т. д.

В блоке “Дополнительно” можно провести дополнительную настройку параметров задачи.

Для создания задачи можно использовать шаблоны из библиотеки задач, если они в ней уже имеются.

Если при создании задачи поставить галочку в чекбоксе “Сохранить в библиотеку”, задача сохранится в библиотеку задач для последующего ее использования в качестве шаблона. Чекбокс “Общая библиотека” позволит сохранить задачу в общей библиотеке задач.

Если автор задачи создает ее не себе, то в блоке Дополнительно появляется дополнительный интерфейс - чекбокс “Видеть задачу в своей матрице”. Если установить в него галочку, то в матрице руководителя и пользователя, который выбран клиентом для этой задачи, появится задача-ссылка на задачу исполнителя. Чтобы убрать ссылки на задачу, необходимо либо снять задачу с контроля, либо, нажав на заголовок матрицы правой кнопкой мышки, убрать галочку из пункта “Задачи подчиненных”. Ссылка пропадет, если вновь поставить галочку - она появится.

Опция “Использовать извещения” - активирует рассылку извещений, подробнее об этом можно прочесть в пункте “Извещения”.

Повторение - если задача повторяется через определенный период, можно задать период ее повторения, тогда она автоматически будет добавляться в матрицу объекта управления по прошествии заданного периода. Если задан период повторения - задача становится повторяющейся.

Для задач доступны стандартные операции. Чтобы использовать стандартные операции для измерения времени, необходимо при создании задачи отметить галочкой опцию «Использовать стандартные операции» и указать продолжительность одной стандартной операции (часы и минуты). В этом случае план задачи, трудоемкость, указываемая исполнителем в фактах и принятое руководителем время по задаче так же задается в количестве стандартных операций. Время, выводимое в матрице, по такой задаче рассчитывается автоматически - количество стандартных операций умножается на продолжительность одной стандартной операции.

В блоке “Клиенты” создатель задачи (ее автор) может назначить для нее любого другого клиента вместо себя.

Клиент - это пользователь, который имеет право контролировать выполнение задачи и принимать по ней часы. У каждой задачи может быть только один клиент, список возможных клиентов задачи составляется индивидуально для каждого объекта управления. Работа с клиентами задачи имеет следующие особенности:

1. Если непосредственный руководитель не состоит в клиентах ОУ, то он все равно будет в списке возможных клиентов задачи при ее создании или редактировании.
2. Автор задачи, который состоит в клиентах объекта управления, по умолчанию подставляется в качестве клиента создаваемой им задачи. Если автор не является клиентом, например в случае, когда сотрудник создает задачу сам для себя - клиентом для создаваемой задачи по умолчанию предлагается его непосредственный руководитель.
3. Если клиент, который был указан в задаче, был удален из списка клиентов исполнителя или полностью удален из программы, то вместо него в качестве клиента задачи будет также автоматически подставлен непосредственный руководитель объекта управления, который является исполнителем этой задачи. Если объект не имеет руководителя, значит клиентом задачи будет назначен он сам.

После создания задачи она появляется в матрице пользователя. Если нажать на задачу в матрице - откроется окно с информацией о ней. Чтобы открыть это окно в новой вкладке, необходимо кликнуть по задаче зажав кнопку Ctrl на клавиатуре. При открытии окна с информацией о задаче будет происходить автоматическая смена фильтра просмотра матрицы на “Задачи”, если этот фильтр не был установлен ранее, также для увеличения места для работы с матрицей любое окно, открытое в правой рабочей области экрана (например информация о показателе), будет закрыто.

В заголовке окна располагается набор стандартных кнопок для работы с ним, а также кнопка “Обновить” для обновления выводимых в окно данных (например при параллельной работе с задачами нескольких сотрудников). Под заголовком окна находится название задачи, нижу расположены разделы “Планы” и “Факты”.

Раздел “Планы” содержит основную информацию о задаче:

• ID Задачи - уникальный идентификатор задачи.
• Клиент - клиент, назначенный для этой задачи. При наличии необходимых прав доступа его можно изменить на другого.
• Контроль - контролируется ли выполнение задачи руководителем или клиентом.
• Исполнитель - фамилия и инициалы того, кому была назначена задача. При наличии необходимых прав доступа его можно изменить на другого. После смены исполнителя задача будет закрыта, для продолжения работы с ней необходимо перейти в матрицу нового исполнителя, о чем будет выведено соответствующее сообщение.

• Автор - фамилия и инициалы того, кто добавил задачу.
• План - плановое значение времени, выделенное на выполнение задачи.
• Приоритет - приоритет задачи, указывает на ее важность. Может иметь значение от 1 (наиболее важный) до 10 (наименее важный).
• Индекс - значение индекса указывает на важность задачи, чем оно выше, тем более приоритетной является задача для выполнения. Индекс рассчитывается по следующей формуле:

Индекс задачи = Округление*(1000 / Приоритет / Вес показателя / Осталось дней). При приближении даты окончания задачи ее индекс увеличивается.

• Повторение - цикличность задачи (будет ли она автоматически добавляться через определенный период в матрицу объекта управления).
• Создана - дата создания задачи.
• Извещения - при помощи этого параметра можно указать за сколько дней на почту должно прийти извещение о приближении срока выполнения задачи.
• Выполнение - период, в течении которого задача должна быть выполнена. Влияет на видимость задачи в матрице - по окончании этого периода она из нее пропадает.
• Расположение - расположение задачи в иерархии матрицы.
• Календарь - дата начала (“с”) и окончания (“по”) события, к которому привязана задача. Эти поля автоматически синхронизируются с google-календарем для планирования дел, если синхронизация данных разрешена в системных и личных настройках пользователя Если даты не указаны, то синхронизация также не будет выполняться.
• Стоимость (план) - стоимость выполнения задачи, рассчитанная от планового времени.
• Стоимость (факт) - стоимость выполнения задачи, рассчитанная от принятого времени.
• Факт - сумма фактических часов задачи.

Далее видна информация о том, используется извещение или нет, а также располагается подробное описание и критерий оценки задачи.

Чтобы отредактировать любой из параметров, необходимо просто кликнуть на него мышкой, внести необходимые изменения, а затем убрать фокус с поля кликнув на пустом месте около него. Количество доступных для редактирования параметров зависит от набора прав доступа пользователя, а также от его роли по отношению к задаче (исполнитель, автор, клиент) или к объекту управления, в матрице которого находится задача находится (руководитель). Некоторые параметры задачи можно менять непосредственно в матрице объекта управления:

• Приоритет - можно задавать так же, как и в окне информации о задаче, кликнув мышкой на текущее значение.
• Контроль - в этой колонке при помощи чекбоксов можно поставить/убрать задачу с контроля. Если права ставить задачу на контроль у пользователя нет (он не является автором задачи, клиентом или руководителем объекта управления), то вместо чекбоксов будет отображена информация о том, какие задачи находятся на контроле, а какие - нет.
• Исполнитель - при клике на текущего исполнителя в соответствующем столбце матрицы отобразится список доступных для назначения исполнителей. При выбора нового исполнителя задача будет назначена ему и перемещена в его матрицу.

В разделе “Факты” выводится таблица всех фактов, добавленных в задачу, с указанием статуса задачи. Факты располагаются в соответствующем блоке в виде таблицы со следующими столбцами:

• id - уникальный идентификатор факта;
• Тип - тип факта (выбранный статус задачи);
• Дата - дата, за которую внесен факт;
• Автор - автор факта;
• Время - время, указанное в факте (сколько затрачено/принято, если есть);
• Комментарий - комментарий к факту (если есть);
• Дополнительные поля - дополнительные поля с информацией, прилагаемой к факту (будут отображены списком, если есть);
• Оценка - оценка по задаче, добавленная вместе с фактом (если есть);
• Добавлено - реальная дата и время добавления или последнего обновления факта.

Некоторые столбцы по умолчанию скрыты, их можно сделать видимыми поставив галочку напротив их названия в контекстном (по нажатии правой кнопкой мышки на заголовок таблицы с фактами) или выпадающем (по наведении мышки на треугольную кнопку в заголовке столбца “Тип”) меню таблицы фактов.

Для продолжения работы с матрицей после работы с конкретной задачей необходимо закрыть ее окно при помощи кнопки справа в его заголовке или клика по серому фону вокруг окна. Если нажать на задачу в матрице правой кнопкой мышки - появится меню с набором доступных операций.

Задачи можно вкладывать друг в друга. В этом случае задача, в которую вложены другие задачи, будет называться “корневой” или контейнерной задачей, а все вложенные в нее задачи - дочерними. Можно вложить задачу в другую изменив ее расположение в иерархии задач сделав ее дочерней, это можно сделать несколькими способами:

• отредактировав параметр “Расположение” в разделе “Планы” задачи;
• перетащив ее мышкой под задачу-родителя (эта возможность должна быть активирована в настройках системы);
• отметив несколько задач галочками в чекбоксах и выбрав пункт “Переместить”. После этого появится сообщение с предложением выбрать показатель для переноса выбранных элементов ему в подчинение. Доступные для выбора показатели будут подсвечены в матрице, после клика по одному из них появится еще одно окно для подтверждения переноса.

Также можно создать дочернюю задачу нажав правой кнопкой мышки на задаче, которая должна стать корневой, и выбрав “Создать”. Фактическое время выполнения для корневой задачи-контейнера рассчитывается как сумма фактов вложенных в нее “дочерних” задач. Если принять дочерние задачи, то принятое по ним время не пойдет в расчет, пока не будет принята корневая задача, однако это ограничение можно отменить в настройках системы. Удалить контейнерную задачу также нельзя если в текущем или будущих периодах у нее ест хотя бы одна дочерняя задача.

Если дата выполнения “по” создаваемой дочерней (вложенной) задачи оказалась больше (позже), чем текущая дата “по” родительской задачи - программа попросит автоматически продлить выполнение задачи-родителя. Если пользователь не хочет продлевать выполнение родительской задачи, то создание дочерней задачи будет отменено.

Как создать задачу если нет доступа к матрице?