4.10. Повторение задач

Повторяющиеся задачи - это задачи, для которых задан период повторения. Если одна и та же задача должна выполняться с определенной регулярностью, например, раз в неделю, месяц или квартал, то, чтобы не приходилось каждый раз создавать задачу в матрице или добавлять ее из библиотеки, можно указать период повторения, в течении которого она должна быть выполнена. По окончании заданного периода в матрице будет создана копия этой задачи. Процесс создания задач будет происходить до тех пор, пока повторение не будет отменено.

Период повторения (цикличность задачи) можно указать:

1. При создании задачи во вкладке “Дополнительно”;
2. После создания задачи в окне информации о задаче.

Периодичность, с которой будут создаваться копии задачи, может быть: день, неделя, декада, месяц, квартал, год. Также при выборе периодичности следует обращать внимание на дату окончания выполнения задачи. Создание задач-копий начнется только после того, как закончится указанный период ее выполнения.

Период выполнения задачи можно задавать при ее создании или же менять его для уже созданных задач. Однако менять период выполнения задачи по умолчанию может только администратор программы, поэтому следует внимательно относиться к указанию этого параметра при создании новой повторяющейся задачи.

Чтобы задачи-копии визуально отличались от обычных задач, после их названия указывается период, на который рассчитано ее выполнение.

Если в матрице есть много задач с указанным периодом повторения, то при создании большого числа копий загрузка матрицы может занять некоторое время. Когда выбирается период повторения “День”, “Неделя” или “Декада”, программа выдает предупреждение о том, что может быть создано большое количество задач. Для других периодов повтора предупреждение выдается только если автоматически будет создано большое количество задач.

При работе с повторяющимися задачами следует учитывать следующие их особенности:

1) Повторяющуюся задачу переименовать нельзя. Необходимо либо сразу создавать задачу с правильным названием, либо создавать новую повторяющуюся задачу убрав повторение с предыдущей.

2) Чтобы отредактировать любой параметр повторяющейся задачи, необходимо внести изменения в последнюю созданную копию - следующая копия будет создана с учетом внесенных изменений.

3) Параметр “На контроле” не может быть скопирован из-за специфики работы данного параметра, поэтому, при необходимости, создаваемые задачи-копии нужно будет выставлять на контроль вручную. Множественное выставление задач на контроль доступно при просмотре матрицы с фильтром “Задачи” в колонке “На контроле”. Также можно менять этот параметр индивидуально для каждой задачи во вкладке “Планы”.

4) Для того, чтобы отменить повторение задачи, необходимо в последней копии задачи в выпадающем списке вместо периода повторения выбрать “Нет”.

Рассмотрим пример:

Задача “Выполнение поручений” была создана в августе с периодом выполнения “01.08.2013-31.08.2013”. Задача не была отменена и не была закрыта, поэтому видима в ноябре. Если изменить параметр “Повторение” на период “Месяц, то будет создано еще 3 копии задачи для месяцев сентябрь, октябрь и ноябрь, поскольку новая копия задачи создается в первом указанном периоде повторения после периода выполнения.

Для того чтобы видимая в ноябре задача с периодом выполнения “01.08.2013-31.08.2013” повторялась с ноября с периодичностью “Месяц”, нужно изменить ее период выполнения на “01.08.2013-31.10.2013”, установить параметр “Повторение” в “Месяц”. Сразу же создастся задача “Выполнение поручений 01.11.2013-30.11.2013”, а в декабре будет создана задача “Выполнение поручений 01.12.2013-31.12.2013”.